文書管理
   
 

 

文書作成時の宛名の入力が自動で出来る
作成文書の保管も簡単!

 
    ※短縮時間は一作業あたりの目安
 
 

使用例その1

顧客から注文を受けた。
 
顧客から三回目の見積書の内容で注文を受けた。三回目ってどれ?
<作業時間⇒10分>
  • 今までの 取引資料をファイルから探す。ファイルは顧客ごとに分かれているけど見積書も納品書もみんなごちゃまぜ。なかなか見つからない・・
     

  • やっと見積書が見つかる。日付を確認。これは一番最初に提出した見積書のようだ・・。三回目ってどれ?

   
スーパーオフィスなら一目で確認できる!!
<作業時間⇒30秒>
  • 会社画面を開くと行動履歴だけでなく、文書やメールでのやり取りも一目で確認可能。
     

  • 履歴は日付順、担当者順に並べ替えたり、文書だけ、行動履歴だけと、見たいものだけ表示出来るから、探すのも簡単!

   
   
 
●使用例その2: 送付状をつけて書類を送りたい。
 
提出文書の書式がバラバラ・・・
送付状を作成。
  • 担当によって送付状の書式がバラバラ。
     

  • 社内で統一の雛形を作成してみたが、いちいちコピーして使うのが面倒。
     

   
スーパーオフィスならタイプ別に書式統一!!
  • 文書作成時に書類送付案内や決裁書など、文書のタイプが選択できるから、書式の統一も簡単。
     

  • 管理者が新しい書式を作成することも可能。
     

  • 営業部、販売部などの部署別に選択できる書式を変えることも可能。

   
   
 

 トラブル発生時に現在までの経緯を集める。(所要時間45分⇒10秒に)


複数の様々なドキュメントをメール発信することができる。
 
例えば、お客様との商談の中で、メール・各種文章等のやりとりが多々あります。しかし、クレーム発生時に「言った、言わない」の場面になった時、どう対処しますか。
 
1) 商談の経緯の必要な複数ドキュメントを選択する。
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2) そして、コメントを付けて相手先にメールを配信する。
   
お客様も納得/一枚のメモが会社を救うこともある。
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●使用例その2: 先週の会議での決定事項を確認したい。    
 
先週の会議の議事録が見つからない・・・
<作業時間⇒3分>
  • 議事録のファイルを探す。
     

  • ファイルから日付を確認して、先週の議事録を探す

  • 見つかった!と思ったら、先週やった別の会議の議事録だ・・

   
スーパーオフィスなら簡単!!
<作業時間⇒5秒>
  • スケジュール画面でアポイントメントに文書を添付可能。
     

  • 先週の会議のアポイントメントを開けば、会議の議事録が確認できる!